Das System
Ein System für das gesamte Messeprojekt.
Heute läuft ein Messeprojekt über WhatsApp-Verläufe, E-Mail-Ketten, Tabellen und Dateien auf einzelnen Rechnern. ExhibiPilot ersetzt das alles durch ein System, in dem die Revision, die Freigabe, der Bauabschnitt, der Dienstleistertermin und die Aufbau-Checkliste auf demselben Projektdatensatz liegen.
Was ExhibiPilot wirklich ist.
- Was es ist
- Projektmanagement-Software für den Messebau, vom Briefing bis zum Aufbau — ein Produkt.
- Für wen
- Messebauer, Standbau-Dienstleister, Messeagenturen und Eventproduktionen.
- Was es ersetzt
- WhatsApp-Verläufe, E-Mail-Ketten, Tracking-Tabellen und Dateien auf einzelnen Rechnern.
- Was darin liegt
- Der Projektdatensatz, Revisionen, Freigaben, Produktion, Dienstleister, Termine und der Aufbau.
- Was es nicht ist
- Kein Aufgabenboard, kein CRM, keine Agentur für Web- oder Automatisierungsprojekte. Ein Produkt, eine Branche.
- Wie Sie starten
- Eine Demo an einem Ihrer laufenden Projekte, dann die Einrichtung, dann Ihre nächste Messe.
Acht Funktionen. Ein System darunter.
Keine Module zum Einzelkauf — die Teile eines Systems, die sich einen Projektdatensatz teilen. Gruppiert nach der Phase, die sie steuern.
Planen und freigeben
Zur freigegebenen Planung ohne einen einzigen Chatverlauf.
Projekt-Leitstand
Jedes laufende Projekt auf einer Tafel.
- Ein Datensatz je Projekt: Messe, Halle, Fläche, Termine, Budget, Verantwortliche
- Aktuelle Phase und nächster Meilenstein, ohne nachfragen zu müssen
- Dateien und Entscheidungen hängen am Projekt, nicht an einer Person
- Eine Portfolioansicht über alle Messen gleichzeitig
Ersetzt
Eine Tabelle, die niemand pflegt, und eine Statusrunde jeden Montag.
Entwurfs- und Versionskontrolle
Eine aktuelle Revision. Immer.
- Pläne, Renderings und Leistungsverzeichnisse als geordnete Revisionen
- Genau eine Revision ist aktuell; die übrigen lesen sich als überholt
- Vollständige Historie: was sich geändert hat und auf wessen Wunsch
- Produktion und Aufbau ziehen immer die aktuelle Revision
Ersetzt
final_v3_UEBERARBEITET_diese-nehmen.pdf, auf vier verschiedenen Rechnern.
Kundenfreigabe-Portal
Freigabe wird dokumentiert, nicht erinnert.
- Kunden prüfen den Plan selbst und kommentieren im Zusammenhang
- Die Freigabe wird auf der exakten Revision dokumentiert
- Offene Freigaben tragen ein Alter und fassen selbst nach
- Ein sauberer Nachweis für den Tag, an dem ein Kunde sagt, er habe nie zugestimmt
Ersetzt
Eine E-Mail-Kette mit neun Antworten und nirgends einem klaren Ja.
Bauen und koordinieren
Alle bauen dasselbe, zu denselben Terminen.
Produktionssteuerung
Die Werkstatt baut, was tatsächlich freigegeben wurde.
- Bauabschnitte und Werkstattaufgaben am Projekt verfolgt
- Jeder Abschnitt hängt an der freigegebenen Revision, nicht an einer mündlichen Zusage
- Freigaben dort, wo sie zählen — Rahmen, Paneele, Grafik, Probeaufbau
- Fortschritt für Vertrieb und Kunde sichtbar, ohne Werkstattbesuch
Ersetzt
Ein Whiteboard in der Werkstatt und ein Anruf, um den Stand zu erfahren.
Dienstleister-Koordination
Jeder Partner, ein Status.
- Druckereien, Rigger, Medientechnik, Speditionen und lokale Gewerke
- Jeweils mit Leistungsumfang, Termin und aktuellem Status
- Dienstleister melden ihren Status, ohne Ihre anderen Aufträge zu sehen
- Ein säumiges Gewerk fällt auf der Tafel auf, nicht auf dem Messegelände
Ersetzt
Fünf getrennte Chatverläufe und der Vorsatz, am Donnerstag nachzufassen.
Team-Koordination
Keine Aufgabe wartet auf „irgendjemanden“.
- Eine benannte verantwortliche Person und ein Termin bei jeder Übergabe
- Entwurf → Produktion → Logistik → Aufbau, als echte Übergaben
- Jede Person sieht die eigene Arbeit, nicht die aller anderen
- Nichts bleibt liegen, weil zwei Abteilungen einander gemeint haben
Ersetzt
Die Annahme, die andere Abteilung habe es übernommen.
Vorne bleiben
Ein Problem sehen, solange es noch günstig ist.
Termin- und Risikowarnungen
Das System behält die Termine im Blick.
- Warnung, wenn ein Meilenstein gegen den Aufbautermin kippt
- Warnung, wenn eine Kundenfreigabe zu lange ausbleibt
- Konflikte markiert — die Fracht fährt, bevor die Grafik fertig ist
- Die verantwortliche Person erfährt es, solange Handeln noch möglich ist
Ersetzt
Es am Tag vor der Abfahrt zu erfahren.
Management-Dashboard
Projektgesundheit, live.
- Jedes Projekt nach Status: im Plan, gefährdet, blockiert
- Wo die Last in diesem Monat tatsächlich liegt
- Die Phase, in der es regelmäßig hakt
- Zahlen zum Handeln statt Zahlen zum Zusammensuchen
Ersetzt
Drei Leute anrufen und selbst zusammenrechnen.
Von der Demo zu Ihrer ersten echten Messe.
Keine Analysephase, keine Einführung über sechs Monate. Sie sehen das System an Ihrer eigenen Arbeit, bevor Sie sich festlegen, und starten dann an einem echten Projekt.
- 01
Demo
Dreißig Minuten, diese Woche
Wir nehmen eines Ihrer laufenden Projekte und gehen es vollständig durch — Briefing, Entwurf, Freigabe, Produktion, Dienstleister, Aufbau.
Was wir brauchen: Ein echtes Projekt und dreißig Minuten.
- 02
Einrichtung
Wenige Tage
Wir konfigurieren Ihre Phasen, Rollen, Freigabewege und Ihre Dienstleisterliste nach Ihrer Arbeitsweise. Keine Vorlage, in die Sie hineinpassen müssen.
Was wir brauchen: Eine Person, die den heutigen Ablauf kennt.
- 03
Erste Messe
Ihr nächstes Projekt
Ihr Team fährt ein echtes, anstehendes Projekt, wir sind daneben. Ein Test an erfundenen Daten lehrt niemanden etwas.
Was wir brauchen: Eine anstehende Messe.
- 04
Ausrollen
In Ihrem Tempo
Wenn das erste Projekt überzeugt hat, wandert der Rest Messe für Messe herüber. Nichts wird an einem Wochenende erzwungen.
Was wir brauchen: Nichts Neues.
Was es kostet — und warum hier keine Preisliste steht.
Der Preis hängt davon ab, wie viele Personen das System brauchen und wie viele Projekte gleichzeitig laufen. Ein Fünf-Personen-Betrieb und eine Agentur mit sechzig treffen nicht dieselbe Entscheidung, und eine Zahl ohne diesen Zusammenhang sagt nichts.
Die Zahl bekommen Sie im Demo-Gespräch
Nicht nach einer bezahlten Analysephase und nicht drei Termine später.
Ein System, keine Auswahlliste
Alles auf dieser Seite ist enthalten. Keine Zusatzmodule, nichts für eine höhere Stufe zurückgehalten.
Auf Ihr Team zugeschnitten
Nach Teamgröße und Zahl gleichzeitiger Projekte — den beiden Dingen, die die Arbeit tatsächlich verändern.
Eine klare Antwort in beide Richtungen
Passt Ihr Betrieb nicht, sagen wir es im Gespräch, statt Ihnen einen Testlauf zu verkaufen.
Für wen es gebaut ist — und für wen nicht.
Das System setzt Messebau voraus: Revisionen, die freigegeben werden, Dienstleister im Ausland und einen Messetermin, der bleibt. Für manche Betriebe sehr gut, für andere falsch.
Für Sie gebaut, wenn
- Sie individuelle Stände mit echtem Entwurfszyklus bauen
- Ein Entwurf vom Kunden freigegeben werden muss, bevor produziert wird
- Projekte externe Gewerke, Fracht oder Aufbauteams einschließen
- Sie mehrere Messen gleichzeitig fahren, oft in verschiedenen Ländern
- Sie den Stand eines Projekts nicht ohne drei Anrufe kennen
Wahrscheinlich nichts für Sie, wenn
- Sie ausschließlich Mietsysteme ohne Entwurfs- und Freigabezyklus stellen
- Sie zu zweit sind und tatsächlich in einen Chat passen
- Sie ein allgemeines Aufgabenboard suchen — davon gibt es günstigere, und die genügen
- Ihre Arbeit außerhalb von Messe und Event liegt; das ganze System setzt einen Messetermin voraus
Fragen zum System
Wählen Sie eine Frage, um die Antwort hier zu sehen.
Ist ExhibiPilot ein Produkt oder eine Sammlung von Modulen?
Ein Produkt. Die acht Funktionen auf dieser Seite teilen sich einen Projektdatensatz; es gibt nichts einzeln zu kaufen und keine Funktion, die einer höheren Stufe vorbehalten ist.
Können wir Phasen und Freigabewege später ändern?
Ja. Phasen, Rollen und Freigabewege sind Konfiguration, nicht Code, und lassen sich anpassen, wenn sich Ihr Ablauf ändert — ohne Neuaufbau und ohne neues Projekt.
Was passiert, wenn der Kunde nach der Freigabe eine Änderung möchte?
Es entsteht eine neue Revision, die erneut in die Freigabe geht. Die frühere Freigabe bleibt auf der Revision dokumentiert, die sie betraf — es ist also immer klar, was wann vereinbart wurde und was sich danach geändert hat.
Funktioniert es bei Projekten mit Dienstleistern im Ausland?
Das ist der Normalfall. Gewerke, Speditionen und Aufbauteams erhalten ihren Leistungsumfang und ihre Termine, wo immer sie sitzen, und melden den Status ins Projekt zurück — ein Aufbau in einem Land ohne eigenes Personal steht auf derselben Tafel wie alles andere.
Können wir unser CRM und unsere Buchhaltung behalten?
Ja. ExhibiPilot steuert den operativen Teil — die Arbeit zwischen Auftrag und fertigem Aufbau. Es ersetzt weder Ihre Vertriebspipeline noch Ihre Buchhaltung und verlangt keine Migration.
Und wenn unser Ablauf ungewöhnlich ist?
Ein eigener Ablauf ist im Messebau der Normalfall. Die Einrichtung bildet Ihre tatsächlichen Phasen, Rollen und Dienstleister ab statt einer Vorlage: standardisiert wird die Form der Abstimmung, nicht Ihre Art zu entwerfen und zu bauen.
Wohin als Nächstes.
Ihre Art von Betrieb
Wie das System auf Messebauer, Standbau-Dienstleister und Hersteller zutrifft.
Branchen ansehenDer Ablauf, von Anfang bis Ende
Vom Briefing bis zum Aufbau — die ganze Spur in einer Ansicht.
Ablauf ansehenLeitfäden für Projektteams
Freigaben, Versionskontrolle und Aufbauten über Ländergrenzen.
Leitfäden lesenDas Vokabular
Klare Definitionen der Begriffe aus dem Messebau.
Glossar öffnen
Sehen Sie es an einem Ihrer eigenen Projekte laufen.
Bringen Sie eine laufende Messe mit. Wir gehen sie vollständig durch, und Sie wissen in dreißig Minuten, ob das zu Ihrer Arbeitsweise passt.