Le système
Un seul système pour tout le projet de salon.
Aujourd’hui, un projet de salon vit dans des fils WhatsApp, des chaînes d’e-mails, des tableurs et des fichiers sur des postes individuels. ExhibiPilot remplace tout cela par un seul système, où la révision, la validation, l’étape de production, la date du prestataire et la check-list de montage vivent sur la même fiche projet.
Ce qu’ExhibiPilot est vraiment.
- Ce que c’est
- Un logiciel de gestion de projets de salon, du brief au montage, vendu comme un seul produit.
- Pour qui
- Constructeurs de stands, contractants, agences de salon et sociétés de production événementielle.
- Ce qu’il remplace
- Fils WhatsApp, chaînes d’e-mails, tableurs de suivi et fichiers sur des postes individuels.
- Ce qu’il contient
- La fiche projet, les révisions, les validations, la production, les prestataires, les dates et le montage.
- Ce que ce n’est pas
- Ni un tableau de tâches, ni un CRM, ni une agence qui vend du web ou de l’automatisation. Un produit, un secteur.
- Comment démarrer
- Une démo sur l’un de vos projets en cours, puis le paramétrage, puis votre prochain salon.
Huit fonctions. Un seul système en dessous.
Pas des modules à acheter séparément — les parties d’un même système, partageant une seule fiche projet. Regroupées par étape du métier.
Concevoir et valider
Arriver à une conception validée sans un seul fil de discussion.
Centre de pilotage projet
Chaque projet en cours sur un tableau.
- Une fiche par projet : salon, hall, surface, dates, budget, responsable
- Étape en cours et prochain jalon, sans avoir à demander
- Fichiers et décisions rattachés au projet, pas à une personne
- Une vue portefeuille sur tous les salons à la fois
Remplace
Un tableur que personne ne met à jour et un point d’équipe chaque lundi.
Gestion des versions
Une seule révision en cours. Toujours.
- Plans, rendus et cahiers des charges tenus en révisions ordonnées
- Exactement une révision en cours ; les autres apparaissent périmées
- Un historique complet de ce qui a changé et à la demande de qui
- La production et le montage tirent toujours la révision en cours
Remplace
final_v3_MODIFIE_utiliser-celui-ci.pdf, posé sur quatre postes différents.
Portail de validation client
Un accord enregistré, pas mémorisé.
- Le client relit le plan lui-même et commente en contexte
- La validation est enregistrée sur la révision exacte
- Les validations en attente portent une ancienneté et se relancent seules
- Une trace nette le jour où un client affirme n’avoir jamais donné son accord
Remplace
Un fil d’e-mails de neuf réponses sans oui clair nulle part.
Fabriquer et coordonner
Tout le monde fabrique la même chose, aux mêmes dates.
Gestion de production
L’atelier fabrique ce qui a été validé.
- Étapes de fabrication et tâches d’atelier suivies sur le projet
- Chaque étape liée à la révision validée, pas à un accord verbal
- Des bons pour accord là où ils comptent — ossature, panneaux, graphisme, prémontage
- Avancement visible pour le commerce et le client sans visite d’atelier
Remplace
Un tableau blanc dans l’atelier et un appel pour savoir où ça en est.
Coordination des prestataires
Chaque partenaire, un seul statut.
- Imprimeurs, accrocheurs, audiovisuel, fret et contractants locaux
- Chacun avec un périmètre, une date et un statut
- Les prestataires publient leur statut sans voir vos autres chantiers
- Un prestataire en retard apparaît sur le tableau, pas sur le salon
Remplace
Cinq conversations séparées et une note mentale à relancer jeudi.
Coordination des équipes
Aucune tâche en attente de « quelqu’un ».
- Un responsable nommé et une échéance sur chaque passation
- Conception → production → logistique → montage, en vraies passations
- Chacun voit son travail, pas celui de tout le monde
- Rien ne cale parce que deux services pensaient que l’autre s’en occupait
Remplace
Supposer que l’autre service avait pris le relais.
Garder une longueur d’avance
Voir un problème tant qu’il coûte encore peu.
Alertes échéances et risques
Le système surveille les dates à votre place.
- Alerte quand un jalon dérape par rapport à la date de montage
- Alerte quand une validation client reste sans réponse
- Conflits signalés — le fret part avant la fin du graphisme
- Le responsable est prévenu tant qu’il est encore temps d’agir
Remplace
L’apprendre la veille du départ du camion.
Tableau de bord de direction
La santé des projets, en direct.
- Chaque projet par statut : dans les temps, à risque, bloqué
- Où se concentre réellement la charge ce mois-ci
- L’étape à laquelle les choses coincent systématiquement
- Des chiffres exploitables plutôt qu’à reconstituer à la main
Remplace
Appeler trois personnes et faire l’addition soi-même.
De la démo à votre premier vrai salon.
Pas de phase de cadrage, pas de déploiement sur six mois. Vous voyez le système sur votre propre travail avant de vous engager, puis vous démarrez sur un vrai projet.
- 01
Démo
Trente minutes, cette semaine
Nous prenons un de vos projets en cours et le déroulons de bout en bout — brief, conception, validation, production, prestataires, montage.
Ce dont nous avons besoin : Un projet réel et trente minutes.
- 02
Paramétrage
Quelques jours
Nous configurons vos étapes, vos rôles, votre circuit de validation et votre liste de prestataires selon votre fonctionnement. Aucun modèle à épouser.
Ce dont nous avons besoin : Une personne qui connaît le processus actuel.
- 03
Premier salon
Votre prochain projet
Votre équipe mène un vrai projet à venir avec nous à ses côtés. Un pilote sur des données inventées n’apprend rien à personne.
Ce dont nous avons besoin : Un salon à venir.
- 04
Déploiement
À votre rythme
Une fois le premier projet convaincant, le reste bascule salon après salon. Rien n’est forcé en un week-end.
Ce dont nous avons besoin : Rien de nouveau.
Ce que cela coûte, et pourquoi aucun prix ne figure ici.
Le prix dépend du nombre de personnes qui utilisent le système et du nombre de projets menés en parallèle. Un contractant de cinq personnes et une agence de soixante ne prennent pas la même décision, et un chiffre sorti de ce contexte ne vous apprend rien.
Vous obtenez un chiffre pendant la démo
Pas après une phase de cadrage payante, ni trois réunions plus tard.
Un système, pas un catalogue
Tout ce qui figure sur cette page est inclus. Aucune option, rien réservé à une formule supérieure.
Calibré sur votre équipe
Sur la taille de l’équipe et le nombre de projets simultanés — les deux choses qui changent la nature du travail.
Une réponse franche dans les deux sens
Si votre activité ne colle pas, nous le disons pendant l’appel plutôt que de vous vendre un pilote pour le découvrir.
Pour qui c’est conçu — et pour qui ça ne l’est pas.
Le système présuppose le métier du salon : des révisions à valider, des prestataires à l’étranger et une date qui ne bouge pas. Excellent pour certaines entreprises, inadapté pour d’autres.
Conçu pour vous si
- Vous construisez des stands sur mesure avec un vrai cycle de conception
- Une conception doit être validée par le client avant fabrication
- Vos projets impliquent des prestataires, du fret ou des équipes de montage
- Vous menez plusieurs salons de front, souvent dans des pays différents
- Vous ne pouvez pas connaître l’état d’un projet sans appeler trois personnes
Probablement pas pour vous si
- Vous ne louez que des stands modulaires de stock, sans cycle de validation
- Vous êtes deux et tenez réellement dans une seule conversation
- Vous cherchez un tableau de tâches généraliste — il en existe de moins chers, et ils font le travail
- Votre activité est hors salon et événementiel ; tout le système présuppose une date de salon
Questions sur le système
Sélectionnez une question pour voir la réponse ici.
ExhibiPilot est-il un produit ou un ensemble de modules ?
Un seul produit. Les huit fonctions de cette page partagent une même fiche projet ; il n’y a rien à acheter séparément et aucune fonction réservée à une formule supérieure.
Pouvons-nous modifier nos étapes et notre circuit de validation ensuite ?
Oui. Les étapes, les rôles et les circuits de validation relèvent du paramétrage, pas du code, et se modifient à mesure que votre processus évolue — sans refonte ni nouveau projet.
Que se passe-t-il si le client demande une modification après validation ?
Une nouvelle révision est créée et repasse en validation. Le bon pour accord précédent reste enregistré sur la révision qu’il a approuvée : on sait toujours ce qui a été convenu, quand, et ce qui a changé ensuite.
Gère-t-il les projets avec des prestataires à l’étranger ?
C’est le cas normal. Prestataires, transporteurs et équipes de montage reçoivent leur périmètre et leurs dates où qu’ils soient, et rendent compte dans le projet — un chantier dans un pays où vous n’avez personne reste visible sur le même tableau que les autres.
Pouvons-nous garder notre CRM et notre comptabilité ?
Oui. ExhibiPilot pilote les opérations du projet — ce qui se passe entre la signature et la fin du montage. Il ne remplace ni votre pipeline commercial ni votre comptabilité, et ne demande de migrer ni l’un ni l’autre.
Et si notre processus est atypique ?
Le processus sur mesure est la norme dans ce métier. Le paramétrage reprend vos étapes, vos rôles et votre liste de prestataires plutôt qu’un modèle imposé : ce qui se standardise, c’est la forme de la coordination, pas votre façon de concevoir et de fabriquer.
Où aller ensuite.
Votre type d’entreprise
Comment le système s’applique aux constructeurs, contractants et fabricants de stands.
Parcourir les secteursLe flux, de bout en bout
Du brief au montage — tout le parcours en une vue.
Voir le fluxGuides pour les équipes opérationnelles
Validations, gestion de versions et coordination de montages multi-pays.
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Des définitions claires des termes du métier.
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Apportez un salon en cours. Nous le déroulons de bout en bout, et vous saurez en trente minutes si cela correspond à votre façon de travailler.